Kezdőlap 1111 Budapest, Bertalan Lajos utca 7-9.

“Mindennapi lean” tippsorozat #3

Mai tippjeink a megfelelő módon történő információ-átadást, munkaidő-beosztást, illetve a hatékony e-mailezést érintik!

 

1. Adja át tudását 5 egyszerű lépésben.

A munkavégzésre pozitív hatást gyakorló információkat és tudást a lehető leghatékonyabban kell átadni az alkalmazottaknak. Ezt az alábbi öt egyszerű lépésben teheti meg igazán sikeresen:

  • Kezdje egy időbeli példával, ami által láthatóvá válik az információ hasznossága: például „A munkaideje végére képes lesz…”, illetve „Egy hét után láthatóan gyorsulni/javulni fog a feladatvégzése/hatékonysága”, stb.
  • A tudás- vagy információátadás ne tartson tovább 10 percnél.
  • Néhány ponton álljon meg a beszédében, és kérdezzen vissza: „Kérem, mondja el, hogy hogyan értelmezte az általam elhangzottakat”. Mindezt annak érdekében, hogy az információ ne torzuljon az átadás során félreértések miatt!
  • Figyelje az előző pontban kérdezettekre adott válaszokat, adott esetben pedig konkrét javaslatokkal egészítse ki válaszát, ha valami nem tiszta az alkalmazottak számára.
  • Ismételje meg a 2., 3. és 4. lépést akár többször is a nap különböző időpontjaiban!

 

2. Irányítsa tudatosan a rendelkezésre álló időt, és tudja azt is, hogy mikor kell abbahagynia a munkát.

Tudja, hogy mikor kell abbahagynia a munkát – néha a „jó” elég, nem kell mindig mindennek „kiválónak” lennie! Ha maximalista típus, vagy pedig úgy érzi, hogy mindig valamit még hozzá tudna tenni az adott munkához, akkor tegye fel önmagának a következő kérdéseket:

  • Ha még több időt szán az adott feladatra, akkor az jelentős és látványos hozzáadott értékkel fog járni?
  • Nagyobb anyagi haszna származik abból, ha még munkavégzéssel tölt néhány órát?
  • Valaki észre is venné az így bekövetkező többletmunkát, vagy bárkit is érdekelne az?
  • Segítség nélkül elérte-e a saját tudásának és lehetőségeinek felső határát?
  • Többet teljesített-e már így is, mint amit elvárnak Öntől?

Az ezekre a kérdésekre adott válaszokból fog az csak látszani igazán, hogy eleget foglalkozott-e az adott feladattal!

 

3. Kerülje a zűrzavart levelezései során, gondoljon a munkatársaira is.

Gyakran egyszerűen túl könnyűnek tűnik e-mailben elintézni dolgokat, ezért egyre több és több e-mailt fogunk küldeni munkánk során. Ebből könnyen káosz alakulhat ki, ami akkor fog fogadni minket, amikor megnyitjuk az email fiókunkat.

Íme néhány tipp, hogyan lehet mindezt elkerülni:

  • Egy-egy feladat- vagy témakört egy megfelelő „Tárgy”-jelzéssel ellátott e-mailben tárgyaljon, azon belül természetesen lehet részletekbe menően vagy lista-szerűen is.
  • Fogja üzenetét rövidre, viszont levele tartalmazzon minden szükséges információt ahhoz, hogy a másik fél az alapján kielégítő választ tudjon rá adni.
  • Egyértelműen és röviden adja meg a levél tárgyát, ne legyen terjengős.
  • Csak az illetékeseknek küldje el, szükségtelen minden munkatársat hozzáadni a címzettek listájához.
  • Kerülje az egy szavas válaszokat, és az indokolatlanul megnyomott „Válasz mindenkinek” gombot!
Tetszett? Oszd meg másokkal is!
Kapcsolat